Wie man im Verkaufsgespräch Notizen macht

Einer meiner Beiträge hier hatte das Thema: Das Verkaufsgespräch mit dem vielversprechenden Interessenten. Ganz am Ende des Postings habe ich dann gesagt: "Notizen machen ist das A & O in einem Verkaufsgespräch. .. In einem kommenden Posting mehr dazu."

Tja und dann haben Sie nichts mehr von mir darüber gehört. Das hat heute ein Ende. Gekonnt Notizen machen ist viel zu wichtig für Verkaufsverhandlungen, um es noch länger so stiefmütterlich zu behandeln.

Notizen

Warum überhaupt Notizen machen?


Es gibt nicht nur einen, sondern gleich 3 sehr gute Gründe, weshalb man als Verkäufer im Verkaufsgespräch Notizen machen sollte.

  1. Sie fokussieren sich automatisch auf das was der Kunde sagt. Mit anderen Worten: Sie hören sehr gut zu.

  2. Sie entlasten Ihr Gehirn von Fakten (die Sie sich nicht merken müssen, weil Sie sie notieren) und können sich empathisch auf den Kunden einlassen.

  3. Sie zeigen dem Kunden, dass das was er sagt so wichtig für Sie ist, dass Sie es aufschreiben.

Und wenn wir da noch mal und ganz genau hinschauen, dann stehen da schon 3 Merkmale, die den sehr guten Verkäufer ausmachen.
Der Top-Verkäufer

  • ist ein ausgezeichneter Zuhörer;

  • stellt ganz schnell Rapport mit Kunden her (er knüpft ein Band der Sympathie)

  • stellt immer den Kunden in den Mittelpunkt;

Sie erschlagen 3 Fliegen mit einer Klappe, wenn Sie Notizen machen. - Überzeugt?

Wie machen Sie Notizen?


Notizen machen ist nicht wirklich schwer. Was es braucht ist a) ein bisschen Übung und b) eine kleine Methodik, die zu Ihnen passt.

Ich habe irgendwo mal gelesen, dass man ungefähr dreimal so schnell spricht, wie man schreibt. Man kann also nicht alles mitschreiben, schon rein technisch nicht.

Es wäre aber auch wenn es ginge nicht gut, sich voll aufs Schreiben zu konzentrieren. Der Grund: Sie wollen das Gespräch mit dem Kunden "führen". Sie geben Feedback ("Aha", "Oh je ..", Kopfschütteln, Nicken, Stirnrunzeln, Lächeln!!). Sie stellen (Zwischen-)Fragen: "Habe ich Sie da richtig verstanden ..?", "Wie macht sich das genau bemerkbar auf der Kostenseite ..?" usw.

Um gute Notizen zu machen, müssen Sie lernen, einen Gedanken Ihres Gegenübers auf den Punkt zu bringen. Das heißt: Ihr Kunde macht vielleicht 3, 4 oder gar 5 Sätze, um einen Punkt rüber zu bringen. Sie müssen diesen Punkt herausdestillieren, das wird Ihr Stichwort oder Halbsatz in Ihren Notizen.

Wie macht man das, aus einem Gedankenstrom das zentrale, das wichtige Byte heraus zu greifen?


Es gibt sicher mehr als eine "Technik" dafür. Mir hilft dabei eine Art stummes Kommentieren. Zum Beispiel: Mein Kunde spricht davon, dass der Vertrieb in letzter Zeit schwerer beim Kunden ankommt, dass Wettbewerber in den Markt drängen, dass die Preise nachgeben und .. Ich sage dann stumm zu mir selber so etwas: Ahh, sie macht sich Sorgen um ihre Marge.

Wenn sie dann ihren Gedanken zu Ende formuliert hat und wenn eindeutig klar ist, dass es ihr um die Marge geht, dann wird das meine Notiz: Marge unter Druck.

Wenn ich mir nicht sicher bin, dann wird mein stummer Kommentar meine Frage: "Wenn ich Sie richtig verstehe, dann machen Sie sich Sorgen wegen der Marge?" Sie nickt und ich notiere: Marge unter Druck. Lag ich falsch, dann sagt sie: "Nein, der Punkt ist ..." Danach weiß ich dann auch, was ich notieren muss. Gute Notizen helfen, die Lage klar zu sehen.

Von dem Drumherum - Wettbewerb, Probleme der Vertriebler - brauche ich mir nichts notieren, weil ich ja sehr gut zugehört habe und bei der Notiz "Marge unter Druck", alles sofort wieder da ist. Zumindest in diesem Gespräch und auch in den nächsten ein zwei Tagen. Wenn die Sache länger liegen bleiben wird, dann tippe ich am gleichen, spätestens am drauf folgenden Tag ein Memo, indem ich die hoch verdichteten Notizen wieder mit der zweitrangigen Info anreichere.

Was ist noch wichtig?


Namen von wichtigen Playern, wie Wettbewerber, Kunden, Kollegen, Vorgesetzte des Kunden, müssen Sie unbedingt notieren. Dinge von denen der Kunde möchte, dass Sie sie notieren, sollten Sie auch notieren. Metaphern und Bilder die der Kunde nutzt, sollten Sie wörtlich aufschreiben. Er wird Sie viel besser verstehen und Ihnen viel lieber folgen, wenn Sie in seiner Sprache mit ihm reden (schreiben).

Sie können Ihr Blatt Papier in Zonen einteilen. Ich halte zum Beispiel die rechte obere Ecke frei für Fragen die der Kunde stellt. Damit meine ich solche Fragen, die ich nicht sofort beantworten kann, weil der Kunde sie zum Beispiel in seine Rede einflicht oder sie zwischen den Zeilen stellt. Sie können rechts oder links auch einen großen Rand lassen, dann haben Sie Raum für Anmerkungen die Sie später hinzu fügen.

Nehmen Sie eine andere Farbe für Anmerkungen, die Sie später hinzu fügen. Unterstreichen Sie, umrahmen Sie, kreisen Sie Punkte ein, verknüpfen Sie Punkte mit Pfeilen. Vergessen Sie vor allem den oft zu lesenden Hinweis, dass Sie gut leserlich schreiben sollen. Es ist egal, wie es auf Ihrem Notizenblatt nachher aussieht, Sie (und niemand sonst) müssen es lesen können - heute und morgen. Soll oder muss es länger liegen bleiben, dann machen Sie besser ein Memo draus.

Und warum sollten Sie das Memo, wenn Sie es schon haben, dann nicht auch dem Kunden schicken: ".. habe hier kurz für Sie zusammen gefasst, was wir gestern besprochen haben. .. Sagen Sie mir bitte Bescheid, wenn ich was wichtiges übersehen oder nicht korrekt wieder gegeben habe .. freue mich auf unser nächstes Treffen .." Das machen nicht viele. Entsprechend beeindruckt ist Ihr Kunde.

Was machen Sie mit Ihren guten Notizen?


Vielleicht sollte ich die Frage anders rum stellen: Was machen die guten Notizen mit Ihnen? Sie machen Sie zum noch besseren Verkäufer. Okay, damit habe ich jetzt nochmal wiederholt, was ich ganz oben gesagt habe. Man kann das mit den guten Notizen aber schon auf den Punkt bringen. Und zwar so:

Notizen sind das Instrument, mit dem man sicher stellt, dass man immer über die Sachen spricht, die dem Kunden wichtig sind und wofür er auch Geld ausgeben wird.

Dabei ist dann unerheblich, ob wir dieses Gespräch direkt von Angesicht zu Angesicht, in einem Memo (Bericht) oder in einem schriftlichen Angebot führen. Gute Notizen sind Gold wert.

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Der Text ist ein Auszug aus meinem Direktmarketing-Newsletter. Mehr Info dazu hier ..
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